人事・経営者など会社の労働基準に関わる人にとって、知っておかなければならないのが36協定に伴う「従業員代表」の選出方法や手続きです。どういった企業なら従業員代表を設ける必要があるのか、具体的な進め方などをよくわかっていない人も意外に多いもの。
そこで疑問が挙がりやすいポイントをまとめてご紹介します。知らないことで労働基準法を違反しないよう、正しい知識を携えておきましょう。
そもそも従業員代表とは？
従業員代表は36協定（※）を結ぶ際、労働者側に代表を据えることで適正な協議をするために設定します。過半数代表とも呼ばれており、その名の通り従業員の過半数の支持を得た人物でなければ代表になれません。
従業員代表を設けなければならないのは、時間外・休日の労働があり、かつ労働者の過半数で構成された労働組合がない企業です。任期は長くても1年程度にするのがよいでしょう。過半数代表という名の通り、「従業員のうち過半数の代表」となるため、従業員の多くが入れ替わるタイミングを迎える1年程度の任期が妥当だと考えられます。
（※）36協定とは労働基準法第36条に定められている協定で、時間外・休日の労働に関連するもの。労働基準法第36条の協定のため、36協定（さぶろく）と呼ばれるようになりました。（36協定の詳細はこちら）
36協定を結ばずに時間外・休日労働をさせている企業は、企業規模が大きくても小さくても労働基準法違反となります。労働基準法違反となると、6か月以下の懲役又は30万円以下の罰則が科されますので注意しましょう。
【出典】厚生労働省HP「キャリアアップ2010 4）雇用後のコンプライアンス」
また、労働基準法に違反した場合、下記ページのように企業名と行った違反内容が公表されることもあります。「大企業だけが対象だろう」という思い込みは今すぐ捨てて、是正をすることが重要です。
【出典】厚生労働省HP「労働基準関係法令違反に係る公表事案」
従業員から代表を決める意味
なぜ従業員から代表を選出しなければならないかというと、経営者や上司から指示されたのではなく、労働者の意見を代表して述べられることが重視されているからです。いわゆる「会社都合を従業員に飲み込ませるために、会社側が指示して従業員代表を立てた」という事態を避けるために公平性を持って選出することが決定しています。
従業員自身が代表になってほしい人材を選定することで、従業員・企業側双方の意見を反映した話し合いや協定が可能にできるはずです。
従業員代表の決め方はどうすればいい？
では実際に従業員代表を決めていくには、どのようなことに注意して行えばいいのでしょうか。
労働基準法第41条第2号に規定する管理監督者でないこと
目的（36協定を締結するにあたって、過半数代表者を選出することが必要という内容）を明らかにして実施され、投票や挙手などの公平性のある方法により選出された者であること
【参考】厚生労働省HP「労働基準法の施行規則（第6条の2）」
従業員代表を決めるときには、上記の規定に沿って選出することが決まっています。公平性を保つために、投票や挙手などで選出することを推奨。会社側からの指示ではなく、従業員からの支持があることを明確にする必要があるとされているのです。
具体的な手順
従業員代表を選ぶときには、下記のような手順で進めていきます。こちらで説明しているのはあくまで一例ですので、この限りではありません。規定に沿っていれば、問題なく選出が可能です。
- 36協定を結ぶことを説明
- 従業員代表選出の必要性とルールを説明
- 従業員同士の話し合い
- 投票
- 選出したら同意書を配り記録を保存
- 労働基準監督署に届け出を行う
詳しく解説していきます。
36協定を結ぶことを説明
これから時間外・休日の労働が見込まれる場合、36協定を結ぶ必要があることをアナウンスしましょう。従業員は36協定について知識がない場合も多いため、どのような制度なのかをアナウンスし、協定を結ぶために必要なことや手順を伝えることが大切です。
従業員代表選出の必要性とルールを説明
36協定自体の説明が終わったら、実際に従業員の中から代表を選出する必要があること、そして選出すべき対象について説明を行いましょう。従業員が選出してくれた人材が対象ではなかった場合、再度選出を行う必要が出てきてしまいます。時間や手間を無駄にしないためにも、従業員に重要性とルールをしっかり理解してもらってから進めていきましょう。
従業員同士の話し合い
必要であれば、「規定をクリアした中で誰が従業員代表に適しているか」を従業員同士で話し合ってもらいましょう。投票候補を絞っておかないと、過半数割れを起こしてしまいます。時間を有意義に使うためにも、過半数を超えるように進行していくことが重要です。
投票
投票などで選出を行い、従業員代表を確定していきます。
選出したら同意書を配り記録を保存
選出できたら投票した従業員に同意書を書いてもらい、その記録を保存しておいてください。公平性を持った話し合いだったことが後々にでも証明できるように、記録を保存しておくことも重要です。忘れないようにしましょう。
企業側が注意すべき点
36協定を結ぶ際に企業が注意すべき点としては、下記の3つがあります。
- 労働基準法に違反する内容を希望されても受け入れない
- 従業員代表に不利益を与えない
- 18才未満と妊産婦は協定を結んでいても時間外・休日労働はNG
詳しくご説明しますので、ぜひ確認してみてください。
労働基準法に違反する内容を希望されても受け入れない
労働基準法に違反する内容、例えば「上限時間を超えても働きたい」などの意見が従業員から仮に出てきたとしても、労働基準法に違反する内容は受け入れてはいけません。従業員本人がいいと言った場合でも法律は守る必要があります。
従業員が自主的に上限時間を超えようとする場合も、会社としては止める必要があるのです。従業員にも、上限時間を超えてはならないことを改めて伝えるようにしてください。
従業員代表に不利益を与えない
従業員代表が会社にとってありがたくない提案をしてきた、あるいは反対意見を述べられた場合でも、従業員代表に不利益を与えるようなことをしてはなりません。当たり前のようですが、人事や経営者の知らないところで上司から圧力をかけられる場合も考えられます。
例えば会社を辞めてもらう・給料を減額する・降格を行うなどをすると、もちろん労働基準法に違反しますので、注意してください。
18才未満と妊産婦は協定を結んでいても時間外・休日労働はNG
36協定を結んでいたとしても妊産婦（本人からの要望があった場合）と18才未満の従業員に時間外・休日労働をさせるのはNG。これも労働基準法で定められていることです。知らずに行ってしまったとしても違反になりますので、罰則対象となります。
自社の人材の状況を把握し、18才未満・あるいは妊産婦が働いている場合は直属の上司にも改めて時間外や休日労働はできないということを伝えておくようにしましょう。
まとめ
36協定の従業員代表についてまとめてご紹介しました。言葉自体は耳にしたことがあっても、細かく理解できていなかったという人も意外に多いのではないでしょうか。労働基準法を守り、適正な企業運営をするためにもぜひ参考にしてみてください。
