【テレワーク特集:第7回】テレワーク時のコミュニケーションどうしますか?

2020年03月30日

在宅勤務時のコミュニケーションどうしますか?

在宅勤務やカフェで仕事はできても、社員間のコミュニケーション無くして仕事は成立しません。出社していない場合のコミュニケーション手段といえば、電話、Email、Chat、ビデオ通話などがありますが、Email以外はテレワークを想定した利用準備が必要です。

テレワーク制度を導入して「テレワークを導入してよかった」と振り返る多くの会社は、出社しなくても社員間やお客様とコミュニケーションが取れるインフラ環境があります。テレワークはインフラ環境の整備が必須なので順にみていきましょう!

在宅勤務時のコミュニケーション事例についてご紹介

テレワーク導入のインフラ準備【電話編】

多くの会社では、複数の外線と内線を共有できるビジネスホンを利用しています。このビジネスホンには主装置があり、最近はこの主装置をクラウド上に設置し、社外からも会社の電話番号が利用できます。この方式なら従業員は普段利用している携帯電話から会社の電話番号発信が可能です。また同僚との内線電話も可能です。

クラウドPBX」というキーワードで検索すると色々なサービスが確認できるのでチェックしてみてください。
クラウドPBXの導入は難しそう・・・とお考えの方は、050系のサービスがあります。数年前は通話音質がイマイチで仕事では使いづらい印象がありましたが、現在は、音声もクリアでビジネスで利用できるレベルです。

SUBLINE」というサービスでは、会社側で050の電話番号を発行し、従業員は会社から渡された電話番号を専用アプリに設定すれば、会社の経費で電話が利用できます。会社側で電話番号を発行でき、発行した電話の利用状況もひと目で把握できます。利用申し込みはWEB上で行い、5分程度で電話が利用できるようになります。ただし、内線電話は利用できないのがネックです。

テレワーク導入のインフラ準備【チャット編】

日本ではLINEが多く利用されていますが、ビジネス利用するのに抵抗を感じる方も多いと思います。日本でビジネス系のチャットといえば「Slack」「ChatWork」「Teams」の3つです。

IT系の企業はSlackが人気で、ChatWorkはSlackと比べると自由度は下がりますがシンプルな画面構成で多くの方に利用されています。TeamsはOFFICE365を利用している会社は無料で導入でき、最近多くの会社で利用されるようになりました。それぞれ特徴がありますので、従業員の希望も聴きながら自社にあったサービス導入を検討しましょう。

テレワーク導入のインフラ準備【ビデオ通話編】

仕事にはミーティングや会議があります。電話、メール、チャットでコミュニケーションは可能ですが、相手の顔を見ないコミュニケーションは、相手がどのような反応をするのか確認できず、限界があります。

テレワークを許可する従業員には、まずカメラ搭載のノートPC貸与です。自宅で利用しているPCはセキュリティ的に問題があるため、会社で貸与すべきです。

そして会社で「Zoom」や「Skype」などの専用サービスとの契約です。ハードとソフトが双方用意して、初めて在宅勤務を行っても複数の社員と顔を見ながら話ができます。顔を見ながら話すことで、電話やメールだけではわからないさまざまな情報や細かいニュアンスを伝え合うことができます。

コミュニケーションのルールを決めよう!

テレワークを導入すると従業員同士が直接会う機会が減りがちです。インフラの整備がコミュニケーション不足を回避できるので、色々なサービスやツールの導入を検討する必要があります。また、

  • 5行程度のコミュニケーションはチャット
  • 5行以上のコミュニケーションは電話
  • 10行以上はコミュニケーションはビデオ
  • 注意、指導はチャットで行わない。電話、ビデオで伝える

このようなコミュニケーションの活用ルールも決めておくことをオススメします。
テレワークを導入すると従業員同士が直接会う機会が減りがちです。便利なツールだからこそ、マナーや規律を明確にしておくことがテレワーク成功の鍵だと思います。

2020年03月30日